Pourquoi utiliser Monday.com seul ou en équipe ? 10 raisons de l’adopter le + rapidement possible

  • Par : Laurent
  • Date : mai 20, 2022
  • Temps de lecture : 9 min.

Que vous soyez auto-entrepreneur(e) où que vous travaillez en équipe dans le cadre du télétravail, l’outil collaboratif Monday.com se révèle essentiel pour augmenter votre productivité. Dans son ensemble, ce gestionnaire de projet facilite énormément l’exécution de vos tâches de travail quotidiennes.

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Voici donc les principales raisons de l’adopter dès aujourd’hui.

Pourquoi utiliser Monday.com : gestionnaire de projet et outil collaboratif

10 raisons principales de se servir de Monday.com pour vos projets

Avec toutes les tâches à accomplir et les projets à terminer, il peut être parfois très difficile de rester efficace au travail et de respecter les délais qui nous sont imposés. C’est là que Monday.com se révèle extrêmement utile.

Je m’en sers régulièrement dans le cadre d’un projet que j’ai lancé aux USA récemment. C’est pourquoi je souhaite vous partager mon expérience et bien sûr mon avis sur son utilisation.

#1 Une organisation et une collaboration plus efficace

Que vous soyez indépendant ou que vous travaillez en équipe, la gestion de tout projet peut être parfois très compliquée. Heureusement, Monday.com est là pour vous aider de façon intelligente à réorganiser vos méthodes de travail.

Grâce à ce logiciel de gestion de projet dont on n’arrête pas de parler (à la radio, à la TV et dans pas mal d’autres médias), vous allez pouvoir de façon impressionnante optimiser votre façon de travailler. Et croyez-moi, je sais de quoi je parle, car je m’en sers tous les jours dans le cadre d’un nouveau blog américain sur lequel je travaille avec une collaboratrice depuis le début de cette année.

Monday.com : comment ça marche et pourquoi l’utiliser ?

Tout d’abord, sachez que Monday.com a été créé avant tout pour faciliter la communication entre les diverses personnes qui participent aux mêmes projets. Ceci dans le but de mieux travailler et surtout de mieux collaborer entre elles.

Mais là où cette plateforme collaborative se révèle encore plus intéressante, c’est qu’elle ne limite pas ses fonctionnalités aux entreprises ou aux sociétés. Tant et si bien que n’importe quel indépendant (comme moi) peut aussi s’en servir tous les jours et ainsi bénéficier d’une meilleure organisation dans la gestion de son projet.

Les outils de collaboration permettent également d’offrir une réelle transparence sur l’avancée d’un projet quel que soit le nombre de participants. Ce qui permet à chaque intervenant d’observer la réalisation de chaque projet en temps réel et de consulter tous les échanges à son sujet.

De plus, il faut souligner que cet excellent outil collaboratif est personnalisable à volonté. Vous pouvez donc l’adapter de manière précise et comme bon vous semble. C’est d’ailleurs ce que j’ai pu faire de mon côté.

Mais alors pourquoi utiliser Monday.com et dans quel secteur d’activité ?

L’outil collaboratif Monday.com est destiné avant tout à augmenter la productivité des équipes attachées à un projet. Il rend l’exécution de chaque des tâches de travail plus facile et permet une organisation claire et précise tout en permettant d’avoir une vision globale et transparente sur l’avancée d’un projet.

Voici les secteurs de métiers qui utilise la plateforme collaborative (liste non exhaustive) :

  • Marketing
  • Enseignement
  • Vente
  • Informatique
  • Ressources humaines
  • Design et tout autre métiers créatifs
  • BTP
  • Organismes à but non lucratif
  • Startup
  • Freelance (tous métiers confondus)

Et si cela peut vous rassurer avant de l’utiliser, sachez que Monday.com est utilisé par les équipes de grandes entreprises telles que :

  • Paypal
  • Carrefour
  • Accor
  • Coca-Cola
  • Adobe
  • Deezer

Il faut savoir que ce logiciel possède toutes les fonctionnalités des systèmes de gestion de projet traditionnels avec des fonctionnalités supplémentaires telle que l’intelligence artificielle pour certaines applications compatibles avec l’outil.

#2 Un tableau de bord « user-friendly » très clair

Le gros plus de Monday.com est qu’il présente chaque projet sous forme d’un tableau visuel performant laissant percevoir de façon très claire chaque étape du projet et leur avancée.

Ce tableau visuel est un excellent moyen pour organiser et accomplir toutes les tâches de travail. C’est aussi un autre moyen pour permettre aux collaborateurs d’apporter leurs idées, réflexions, avis ou commentaires sur le projet qu’ils partagent ensemble et qu’ils souhaitent mener à terme.

Pour que vous ayez une idée un peu plus précise de la représentation d’un tableau sous Monday.com, voici celui que j’utilise avec ma collaboratrice aux USA :

Tableau de gestion de projet avec Monday.com : télétravail ou travail à domicile
Grâce à cet outil collaboratif, j’ai pu mettre en place chaque étape de mon projet en indiquant le maximum de renseignements.

#3 La possibilité de surveiller chaque étape d’une tâche de travail grâce à des couleurs

C’est sûrement l’une des options que je préfère lorsque j’utilise cet outil collaboratif.

En plus de l’option du « glisser/déposer » des différentes colonnes, l’outil permet facilement d’identifier l’avancée de chaque tâche du projet en fonction des couleurs qui lui ont été affectées.

Par exemple, pour mon blog, j’ai identifié les renseignements les plus importants suivants pour mettre en place le « Workflow » (flux de travail) rattaché à la création de mes articles :

  • Titre de l’article
  • Timeline
  • Soumission de la ligne rédactionnelle
  • Statut de l’article
  • Nombre de mots par article
  • Tarif pratiqué au mot
  • Coût total d’un article
  • Paiement
  • Progression
  • Notation en rapport avec la qualité de l’article restitué
  • Notes personnelles
  • Date d’ajout
  • Score du titre
  • Dernière mise à jour

Puis, pour les colonnes suivantes, j’ai affecté différentes couleurs pour me permettre d’identifier clairement l’avancée de chaque article et du suivi qui en découle :

  • Soumission de la ligne rédactionnelle
    soumettre → couleur fuchsia
    soumis → couleur verte
  • Statut de l’article
    rédaction → couleur orange
    lecture → couleur marron
    révision → couleur orange/rouge
    édition → couleur grise
    publication → couleur verte
  • Paiement
    non effectué → couleur bleue
    effectué → couleur verte
Personnalisation des couleurs avec Monday.com
J’utilise Monday.com en anglais.

#4 Une planification des projets et un suivi très précis

Comme cet outil collaboratif est totalement personnalisable, la planification et le suivi de chaque projet apparaissent de manière très claire. Aussi bien grâce au tableau coloré qu’aux différents onglets qui l’accompagnent.

De telle sorte que vous pouvez consulter directement chaque détail de l’ensemble du projet de manière beaucoup plus approfondie :

  • Autre vue générale du projet
  • Dernières mise à jour avec commentaires
  • Liste des différents fichiers ajoutés (textes, images, illustrations, etc.)
  • Dernières activités enregistrées
Derniers logs et activités de travail

#5 Fini les tâches manuelles contraignantes, vive l’automatisation !

C’est encore une autre option très intéressante que propose la plateforme collaborative Monday.com

Pour tous les projets qui sont mis en place sur cette dernière, il existe une multitude de personnalisations qui peuvent être automatisées pour gagner encore plus de temps.

Considérons par exemple que vous ayez défini un projet précis et que vous lui ayez fixé une date d’échéance précise elle aussi. En profitant de l’automatisation, l’outil de gestion de projet enverra automatiquement un email aux personnes de votre choix lorsque la date sera arrivée à échéance.

J’utilise moi-même cette option avec la collaboratrice qui travaille avec moi et qui reçoit automatiquement une notification ou un email dès que la date d’échéance est expirée. Très pratique pour moi, car cela m’évite de la relancer en rédigeant moi-même cet email de relance.

Globalement, il existe près de 140 modèles d’automatisation prédéfinis que vous pouvez utiliser. Toutefois, si vous ne trouvez pas celui qui correspond à l’automatisation que vous souhaitez mettre en place, Monday.com offre la possibilité de créer soi-même le modèle voulu.

Parmi les modèles d’automatisation les plus utilisés sur Monday.com

Mise à jour de statutNotifications par email
DépendancesAlerte des échéances
Attribution des tâchesSuivi du temps
Suivi de la progressionFlux de travail automatisés

#6 Près de 80 modèles de projets prédéfinis en fonction du secteur d’activité

Si comme moi la première fois, vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez toujours utiliser les modèles prédéfinis. Il y en a plus de 80 dans diverses catégories.

Catégories de modèles prédéfinis sur Monday.com (templates)

BTP (Bâtiment et des Travaux Publics)Capital risque
DesignDéveloppement de logiciel
EnseignementFabrication
Gestion de produitGestion de projets
ImmobilierIndépendants
MarketingOpérations
Organisme à but non lucratifProduction de contenu
Relation clientèleRessources humaines
StartupVentes

Si par exemple vous êtes un blogueur ou une blogueuse, vous pouvez utiliser le modèle prédéfini « Planification du blog ». Ce dernier vous permet de planifier l’ensemble de vos articles de blog et d’effectuer leur suivi dans le détail.

Planification des articles de blog avec Monday.com

#7 Une mine d’autres outils qui peuvent être intégrés à Monday.com

Sous réserve que vous deviez regrouper votre travail ou celui d’une équipe au même endroit, Monday.com permet d’intégrer de nombreux autres outils sur sa plateforme collaborative.

Par conséquent, il est possible de « greffer » des outils/logiciels comme Dropbox, SurveyMonkey, Mailchimp, Woocommerce, Stripe, Salesforce, Shopify, Gmail, Outlook et j’en passe !

Intégration d'outils collaboratifs

Si l’on prend de nouveau un exemple avec la plateforme de commerce électronique Spotify, l’outil collaboratif rend le partage des produits, stocks et commandes possible en l’intégrant directement sur sa plateforme. C’est dire la puissance de Monday.com !

#8 L’offre gratuite ainsi que les prix abordables

Du côté des prix, j’avoue avoir été agréablement surpris. Bien que j’utilise pour l’instant l’outil collaboratif gratuitement avec la collaboratrice avec qui je travaille sur mon blog, je trouve les tarifs ci-dessous très raisonnables (comparé à la concurrence).

Monday.com : tableau des prix par nombre d’utilisateurs

Nombre
d’utilisateurs
Formule
basique
Formule
standard
Formule
pro
330 €36 €60 €
550 €60 €100 €
10100 €120 €200 €
15150 €180 €300 €
20200 €240 €400 €
25250 €300 €500 €
30300 €360 €600 €
40400 €480 €800 €

Pour ce qui est des abonnements qui concernent plus de 40 utilisateurs, il faut contacter Monday.com pour obtenir un tarif personnalisé.

Quant à la version gratuite que j’utilise, elle permet de travailler en duo (2 collaborateurs maximum).

Il est à noter que chaque abonnement (même gratuit) permet de créer des tableaux et des flux de travail en version illimitée. Ce qui représente un réel avantage si vous avez de nombreuses tâches de travail à suivre en perspective.

#9 Une application disponible sur Google Play et l’App Store d’Apple

Quelle que soit la formule d’abonnement choisie et énumérée ci-dessus, vous pouvez retrouver l’ensemble de votre travail sur votre smartphone.

En effet, l’application mobile Monday.com est aussi bien utilisable avec un système d’exploitation mobile Android ou iOS.

Personnellement, je n’utilise pas encore Monday avec mon téléphone mobile Android. Mais pour ceux et celles qui cherchent à savoir si l’application est bien notée, voici les notes récentes pour les deux systèmes d’exploitation.

Notation de l’application mobile Monday.com

Android (Google Play)iOS (App Store)
4.7/54.7/5
sur 15 065 avissur 10 400 avis
Dernière mise à jour : 10/02/2022

#10 De nombreuses ressources disponibles pour utiliser au mieux Monday.com

De mon avis, il ne suffit pas de posséder un bon logiciel de gestion collaborative si l’on ne peut pas s’en servir facilement et l’utiliser au maximum de ses capacités.

Partant de ce raisonnement, je peux vous assurer que chez Monday.com, ils ont très bien fait les choses.

Jugez plutôt :

  • Des webinaires réguliers en 3 langues (anglais/français/espagnol) avec d’autres langues disponibles sur demande
  • Une documentation très complète
  • De nombreux tutoriels vidéo
  • Un forum agissant comme une vraie communauté où vous pouvez solliciter l’aide d’autres membres pour répondre à vos interrogations

De sorte qu’avec toutes ses ressources, vous avez la possibilité d’exploiter l’outil au maximum de ses capacités. Conséquemment, la gestion de vos différentes tâches de travail est rendue à être beaucoup plus efficace.

Mon avis en guise de conclusion

Voilà maintenant quelques mois que je me sers de Monday.com et il est clair qu’aujourd’hui, je ne pourrai plus m’en passer.

Quelles sont les raisons principales qui me poussent à partager cet avis très positif que j’ai à propos de cet outil collaboratif extrêmement puissant ?

  1. Il me fait gagner énormément de temps.
  2. Je ne passe plus mon temps à échanger par email et à essayer de retrouver des informations précises au travers des nombreux échanges présents sur ma messagerie.
  3. Il m’offre une vision claire et précise de chaque tâche de travail partagée avec ma collaboratrice.
  4. Il me permet de budgétiser précisément mon projet.
  5. Je profite de l’offre gratuite (même si j’envisage de l’utiliser prochainement avec d’autres collaborateurs et collaboratrices).

En fin de compte, je ne peux que vous conseiller de l’essayer. Et permettez-moi de vous dire que vous auriez tort de ne pas le faire. Car quelle que soit la formule choisie, l’essai est non seulement gratuit et ne nécessite aucune carte de crédit : aucun engagement donc !